Рассмотрим основное назначение всех этапов автоматизации.
Экспресс - обследование – это первый шаг для предприятий и организаций, планирующих внедрение комплексной информационной системы управления предприятием. В процессе такого обследования специалисты ООО «Фирма Фавор»:
выясняют основные требования бизнеса к будущей информационной системе;
оценивают текущее состояние дел с автоматизацией бизнес-процессов на обследуемом предприятии.
Экспресс-обследование позволяет дать ответы, в частности, на следующие вопросы:
Каковы цели и задачи будущего проекта внедрения?
Какие выгоды получит предприятие от автоматизации своих бизнес-процессов?
Как будут организованы работы по внедрению?
Каковы предположительные сроки и стоимость работ по внедрению?
Ответы на эти вопросы формулируются в виде отчета об экспресс-обследовании и технико-коммерческого предложения, которые являются результатом экспресс-обследования. Как правило, экспресс-обследование занимает 1-2 дня, в течение которых специалисты ООО «Фирма Фавор» интервьюируют ключевых представителей заказчика, и 1-2 недели, в течении которых происходит обработка и формализация полученных данных.
Детальное обследование – начальный этап, который имеет целью изучить существующие на предприятии бизнес-процессы, документопотоки, аналитику учёта, внутреннюю и внешнюю отчётность. Результаты обследования позволяют понять объём и сложность работ, и сформулировать основные задачи автоматизации – то есть способы и методы реализации проекта. Кроме того, на этом этапе определяется рамочная стоимость всех работ, а также стоимость работ по формированию Технического задания.
Формирование Технического задания – ключевой этап работы. На основе предыдущего этапа в нём описываются и согласуются изменения, необходимые для приведения базового продукта в соответствие со спецификой организации учёта на предприятии. Заказчик, в процессе консультаций со специалистами Исполнителя, проясняет свои требования к системе учёта. Исполнитель формулирует и конкретизирует их, то есть создаёт Техническое задание на внедрение автоматизированной системы. Составной частью Технического задания является График работ, который позволяет как Исполнителю, так и Заказчику контролировать ход работ.
Внедрение и разработка программного продукта – комплекс работ по изменению типовой базовой версии программ реализующий требования Заказчика согласно Техническому заданию. В соответствии с Техническим заданием выполняется настройка программного продукта под специфику учета на предприятии. Создаются формы ввода данных и получения информации.
Поставка и тестирование – необходимый этап работ, который позволяет проверить соответствие функциональных возможностей и эксплуатационных характеристик автоматизированной системы заявленным требованиям. Проведение тестирования установленного программного обеспечения на соответствие Техническому заданию проводится на базе данных с тестовыми примерами на рабочих местах Заказчика. При проведении тестирования проверяются как отсутствие сбоев, так и результаты вычислений.
Обучение работников Заказчика включает в себя курсы ознакомления с программным продуктом, а также обучение в форме консультаций непосредственно на рабочем месте Заказчика. В качестве дополнительной услуги могут быть составлены пользовательские инструкции, которые будут содержать описание:
последовательности действий пользователя данного вида задач при ведении учета;
документов, необходимых для ввода данных;
отчетов, используемых для контроля и анализа учета.
Однако Заказчик не всегда готов оплатить эту работу. Составление инструкций – трудоёмкий и дорогостоящий процесс, стоимость которого может составить до трети всей стоимости работ. Ввод в эксплуатацию адаптированного программного продукта продолжается в течение одного-двух месяцев. В течение этого времени могут быть найдены несоответствия программного продукта требованиям Технического задания, не выявленные в ходе тестирования. Исполнитель устраняет эти несоответствия в течение оговорённого в договоре времени. В ходе ввода в эксплуатацию нередко появляются дополнительные требования по функционалу и интерфейсу, не зафиксированные в Техническом задании. Такие требования квалифицируются как Дополнительные работы, а условия их выполнения оговариваются в приложении к договору.